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【奇亿公司】企业行政侧采购不简单!“过来人”亲述如何提高采购人效

  “采购工作,怎么说呢?同事们看到的可能只是一支笔、一个记事本或是中秋节的一盒月饼、端午节的一包粽子……但这些简单日常的背后可能都是一个个采购人一箩筐的故事……”

  李丽是业内一家知名云通讯服务商的行政经理,采购是其重要的工作日常。为做好公司的事务性物资采买工作,需要制定并执行办公用品、活动物料、固定资产和年节福利等物资的采购计划,并对所购物资的质量、价格以及最终的交付期限负责。待到物资入库后,采购时商品票证是否齐全、票物是否相符等与票据相关的细节,决定了她报销周期的长短。

  “企业采购绝对是个技术活儿,并不是外人眼里的买买东西,发发福利这么简单!”之所以如此肯定,是因为她在刚接触企业采购工作时,遭受过来自现实的“教育”。

  “八月份入职,工作刚满一个月,公司的中秋采购就开始了。”

  当第一次看见那么厚的商品供应商名册时,李丽一下子就呆住了。“光是给供应商打一遍电话,确认各家是否有我们所需的商品,并收集报价就花了整整2天的时间。”当收集齐报价之后,需要手动汇集到excel表中进行人工比价,最后才能确认终版的采购清单。而在接下来的时间,她在“收货”时更是忙得停不下来。由于不同的供应商的所在地、服务能力不同,有的可以提供送货上门服务,而有的则只能通过物流进行配送,李丽几乎每天都要去签收和核对供货商的货物。 而让她更感到“崩溃”的是,其中有一家供货商还送错了货品的规格,为此不得不与供货商交涉后,要求供货商重新发货。

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  “总之,一团糟。”事情最后的结果是,直到中秋节当天,她购买的最后一批商品才送到公司。尽管同事们对她展现了尽可能的包容和礼貌,但她的转正还是受到了影响,时间上被推迟了一个月。

  事实上,排除新人不熟悉的因素,李丽面临的采购效率低的问题,也是众多行政人做采购面临的通病。从品类方面来说,李丽公司的员工来自全国各地,为让员工感受到更好的关怀,公司采购的中秋福利也尽量贴近员工的兴趣与爱好,其品类往往多达数十种,采购压力很大。但由于供应商的履约与服务能力不同,由此而造成的后续问题,也困扰着李丽这样的采购人。此外,从公司规程上说,所有的采购都必须有发票作为报销凭据,而并不是所有的供应商都能做到及时开票,有些甚至会以发票不够为理由推迟开票,这也让企业行政采购人需要拿出大量的精力与供应商与财务人员交涉,十分耗费心力。

  同样的物资采买,现在的李丽显然已经成熟了许多,“以前需要提前至少1个月时间,现在一个多礼拜差不多也够了”。在采购这件事上,让她重获自信的是采购模式的转变,“基本上所有的采买都转移到了线上”。

  相对于传统采购模式,成熟的线上数字化采购服务能够有效满足企业经营、生产各领域多样化场景的需求。以李丽经常使用的京东企业购为例,其庞大的商品库基本可以满足各类员工福利乃至于日常办公的采购需求,再依托京东企业购高效完善的物流配送能力,基本可以做到所有物资在1-2天内全部验收完毕,有问题也可以在第一时间得到处理。与此同时,京东企业购的所有订单,无论金额大小,均可随货品开具合规发票,这也让她对接财务的工作压力大大减轻。去年花了将近一个月时间才勉强做完的中秋福利采购,今年只用了一周左右的时间就提前全部完成了,这样让她获得了领导的“点赞”。

  “行政人在采购工作中一定要用对‘工具’,才能做到高效率采购,给自己、也给企业减轻负担。”李丽感慨道。

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